Prowadzone rejestry, ewidencje i archiwa

Ministerstwo Sprawiedliwości REJESTRY I EWIDENCJE 
W celu przejrzystej ewidencji pism i dokumentacji sądowej prowadzi się następujące urządzenia ewidencyjne:
  • repertoria,
  • wykazy,
  • kartoteki ( zbiory kart)
  • zbiory wokand,
  • księgi pomocnicze.
Urządzenia ewidencyjne służą do rejestrowania czynności sądu, kontrolowania biegu spraw, sporządzania sprawozdań statystycznych oraz stanowią podstawę oznaczenia, układu
i przechowywania akt.
Wpisów w urządzeniach ewidencyjnych dokonuje się niezwłocznie po zaistnieniu podstawy do ich zamieszczenia. Repertoria, wykazy i księgi pomocnicze, zwane dalej księgami biurowymi, prowadzi się systemem roczników, z numeracją od początku roku. Sprawy nie podlegające wpisaniu do repertorium rejestruje się w wykazach.
Zarejestrowanie sprawy następuje poprzez wpisanie do repertorium i skorowidza alfabetycznego- numerowego pisma wszczynającego postępowanie.
Kierownik sekretariatu wydziału prowadzi zbiór wokand w teczkach oddzielnych dla każdego roku kalendarzowego. Ułożone w porządku chronologicznym wokandy przechowywane są
przez okres 2 lat.
W postępowaniu wykonawczym określone czynności sadu ewidencjonowane są na kartach zakładanych dla poszczególnych osób, wobec których – zgodnie z treścią orzeczenia- czynności te podlegają wykonaniu. Zbiór założonych kart stanowi kartotekę.
Do ksiąg pomocniczych zalicza się prowadzone przez sekretariaty sądowe kontrolki:
  • wysłanych akt,
  • terminowego sporządzania uzasadnień, orzeczeń i załatwiania środków odwoławczych.;
    w kontrolce tej ewidencjonuje się wszystkie czynności sadu podejmowane w fazie postępowania międzyinstancyjnego w celu sprawowania bieżącego nadzoru nad terminowością ich wykonania.
  • księgę przechowywanych przedmiotów, do której wpisuje się przedmioty oddane
    na przechowanie, a których nie można dołączyć do akt sprawy.
Ewidencja spraw z zakresu administracji i nadzoru prowadzona jest w systemie bezdziennikowym – rejestrowym opartym na rzeczowym wykazie akt. Sprawę rejestruje się
w spisie spraw tylko jeden raz na podstawie pisma otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego przez daną komórkę organizacyjną ( sprawa wszczęta „z urzędu”). Wypisy, zaświadczenia, odpisy itp. Wydane na podstawie akt oznacza się znakiem sprawy oraz datą wydania, o wydaniu z akt dokumentu sporządza się adnotację pod którą umieszcza się potwierdzenie odbioru osoby zainteresowanej lub adnotację o wysłaniu pisma. Znak sprawy składa się z następujących elementów:
  • symbolu literowego oznaczającego komórkę organizacyjną w której sprawa
    jest załatwiana,
    liczbowego symbolu hasła klasyfikacyjnego sprawy, zgodnie z wykazem akt,
  •  oddzielonego znakiem łamania - kolejnego numeru porządkowego pod którym sprawa została zarejestrowana w „spisie spraw”
  • oddzielonych znakiem łamania – dwóch ostatnich cyfr roku kalendarzowego,
    w którym sprawa została wpisana.
Każdemu „spisowi spraw” odpowiada odrębna „teczka aktowa” w której przechowuje się akta spraw ostatecznie załatwionych. Teczki aktowe przechowuje się we właściwych komórkach
przez okres dwóch lat, licząc od roku następnym po roku w którym teczkę założono, a następnie przekazuje się ją do archiwum zakładowego. „Spisy spraw” przechowywane są w komórkach organizacyjnych przez okres 15 lat. Dla kontroli załatwienia szczególnie waznych lub terminowych spraw z zakresu administracji i nadzoru prowadzi się terminarze.